Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 29 september 2026
Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens Scriptas Notarissen verwerkt, waarom dat gebeurt, waar die gegevens vandaan komen, met wie ze gedeeld worden, hoe lang ze bewaard worden en welke rechten u hebt.
1. Wie verantwoordelijk is
Scriptas Notarissen BV
Lange Gasthuisstraat 35/37, 2000 Antwerpen
Ondernemingsnummer BE 0471.669.032
Mail: info@scriptasnotarissen.be
Telefoon: 03 233 61 39
Scriptas Notarissen is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die het kantoor verwerkt.
2. Waarover dit privacybeleid gaat
Dit privacybeleid geldt wanneer u de website www.scriptasnotarissen.be bezoekt, contact opneemt met het kantoor, informatie of advies vraagt, spontaan solliciteert of cliënt wordt en een notarieel dossier laat behandelen.
3. Welke gegevens verwerkt worden
3.1 Wanneer u het contactformulier invult
Via het contactformulier ontvangt het kantoor uw naam, uw mailadres, het onderwerp van uw vraag en uw boodschap. Uw telefoonnummer en uw voorkeur voor een notaris zijn optioneel.
Het formulier bevat ook een verborgen veld en een tijdscontrole die automatische spam tegenhouden. Die controles slaan zelf geen gegevens over u op.
Onderaan het formulier staat een verplicht vakje waarmee u bevestigt dat u dit privacybeleid hebt gelezen. Dat vakje is geen toestemming voor nieuwsbrieven of marketing.
Uw eerste bericht hoeft enkel te beschrijven waarover uw vraag gaat. Details over bijvoorbeeld uw gezondheid, uw financiële toestand of een familiale situatie bespreekt u beter tijdens een afspraak of telefonisch.
3.2 Wanneer u rechtstreeks contact opneemt
Wanneer u het kantoor mailt, belt of langskomt, worden de gegevens verwerkt die u zelf doorgeeft en die nodig zijn om uw vraag te behandelen.
3.3 Wanneer u spontaan solliciteert
Stuurt u uw cv en motivatie naar het kantoor, dan worden de gegevens verwerkt die u daarin opneemt, zoals uw contactgegevens, opleiding en werkervaring.
3.4 Wanneer een notarieel dossier geopend wordt
Voor de behandeling van een dossier verwerkt het kantoor enkel de gegevens die daarvoor relevant zijn. Afhankelijk van het dossier gaat het om:
- identificatiegegevens, zoals naam, geboortedatum en geboorteplaats, burgerlijke staat en rijksregisternummer
- contactgegevens, zoals adres, mailadres en telefoonnummer
- gegevens over uw beroep
- gegevens over uw juridische bekwaamheid
- gegevens over uw familiale, vermogensrechtelijke en fiscale situatie
- economische en financiële gegevens
- gegevens over notariële akten en dossiers
- gegevens die nodig zijn voor wettelijke controles, onder meer ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering
3.5 Wanneer u de website bezoekt
Bij een bezoek aan de website worden automatisch technische gegevens verwerkt, zoals uw internetadres (IP), het type toestel en browser, het tijdstip van uw bezoek en de pagina of het bestand dat u opvraagt. Die gegevens zijn nodig om de website te laten werken, te beveiligen en fouten op te sporen.
De website volgt uw surfgedrag niet voor statistieken of reclame. Welke cookies en externe bestanden de website gebruikt, leest u in het cookiebeleid.
4. Waar gegevens vandaan komen
De meeste gegevens krijgt het kantoor rechtstreeks van u of van uw wettelijke vertegenwoordiger. Voor een notarieel dossier is de notaris daarnaast wettelijk verplicht om bepaalde gegevens op te vragen of te controleren bij officiële bronnen. Afhankelijk van het dossier zijn dat:
- het Rijksregister
- de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid
- het Centraal Erfregister en de centrale registers voor huwelijksovereenkomsten en samenlevingsovereenkomsten
- andere authentieke en notariële registers
- federale, gewestelijke en lokale overheidsdiensten
- andere notarissen, banken of partijen die bij uw dossier betrokken zijn
Gegevens worden enkel opgevraagd wanneer het dossier dat nodig maakt.
5. Waarom gegevens verwerkt worden en op welke grond
Contactaanvragen en afspraken. Gegevens uit het formulier, uw mails en telefoongesprekken worden gebruikt om uw vraag te beantwoorden, een afspraak te plannen, uw vraag bij de juiste notaris of medewerker te brengen en een eventueel dossier voor te bereiden. Dat gebeurt omdat het nodig is om op uw verzoek in te gaan, en vanuit het gerechtvaardigd belang van het kantoor om aanvragen correct op te volgen. De verplichte velden in het formulier zijn nodig om u te kunnen antwoorden.
Notariële dienstverlening. Een notaris verwerkt gegevens in de eerste plaats om de rechtszekerheid van uw verrichtingen te waarborgen. Dat omvat de voorbereiding, opmaak, ondertekening en bewaring van authentieke akten, de controles en opzoekingen voor en na een akte, de identificatie van alle partijen, juridisch advies en de wettelijke informatie en registratieverplichtingen. Deze verwerkingen zijn nodig om wettelijke verplichtingen na te leven en om de taken van algemeen belang te vervullen die de notaris als openbaar ambtenaar uitoefent.
Administratie en boekhouding. Gegevens worden ook gebruikt voor dossieradministratie, facturatie, de opvolging van betalingen en de boekhouding. Dat gebeurt op basis van de wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen en voor de uitvoering van de opdracht.
Sollicitaties. Sollicitatiegegevens worden gebruikt om uw kandidatuur te beoordelen en contact met u op te nemen, omdat dat nodig is voorafgaand aan een mogelijke arbeidsovereenkomst.
Website. Technische gegevens worden verwerkt vanuit het gerechtvaardigd belang om een veilige en betrouwbare website aan te bieden.
Scriptas Notarissen verkoopt geen gegevens, gebruikt ze niet voor marketing en neemt geen geautomatiseerde beslissingen over u.
6. Met wie gegevens gedeeld worden
Afhankelijk van het dossier en de wettelijke verplichtingen kunnen gegevens meegedeeld worden aan:
- federale, gewestelijke en lokale overheidsdiensten
- de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (Fednot) en de notariële registers
- de Provinciale Kamer en de Nationale Kamer van notarissen
- andere notarissen die bij uw dossier betrokken zijn
- het Rijksarchief
- banken en financiële instellingen die bij uw dossier betrokken zijn
- gerechtsdeurwaarders, deskundigen of andere beroepsbeoefenaars wanneer hun tussenkomst nodig is
- de accountant van het kantoor
- leveranciers van software, informaticasystemen, hosting en beveiliging
Overheidsdiensten en andere notarissen treden voor hun eigen wettelijke opdrachten soms zelf op als verwerkingsverantwoordelijke. Dienstverleners die gegevens in opdracht van het kantoor verwerken, doen dat enkel voor zover nodig en onder afspraken over vertrouwelijkheid en gegevensbescherming. Binnen het kantoor hebben medewerkers enkel toegang tot de gegevens die ze voor hun taken nodig hebben.
7. Website en technische dienstverleners
De website wordt gebouwd en gehost op Webflow, dat ook de berichten bewaart die via het formulier binnenkomen. Amazon CloudFront, jsDelivr en unpkg leveren technische bestanden aan uw browser. De mailprovider van het kantoor verwerkt de mails die u stuurt of ontvangt. Deze diensten worden niet gebruikt voor reclame of bezoekersanalyse.
8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Gegevens uit notariële dossiers worden in principe niet buiten de Europese Economische Ruimte doorgegeven, tenzij dat nodig en wettelijk toegestaan is.
Webflow is een Amerikaans bedrijf en kan technische gegevens en formulierberichten in de Verenigde Staten verwerken. Webflow voorziet hiervoor passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie in zijn verwerkersovereenkomst.
9. Hoe lang gegevens bewaard worden
Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig, rekening houdend met de wettelijke termijnen die voor notarissen gelden.
Contactaanvragen zonder vervolg worden bewaard zolang nodig om uw vraag te behandelen en maximaal twee jaar na het laatste contact. Ontstaat er een dossier, dan gelden de termijnen voor dat dossier.
Sollicitaties worden verwijderd zodra de procedure afgerond is, tenzij u toestemming geeft om uw gegevens tot een jaar langer te bewaren voor een toekomstige vacature.
Notariële gegevens en dossiers worden bewaard volgens de wettelijke termijnen die voor notarissen gelden, onder meer voor bewijsvoering, boekhouding en de controles ter voorkoming van witwassen. Minuten van notariële akten worden blijvend bewaard en na verloop van tijd overgedragen aan het Rijksarchief.
Technische websitegegevens worden bewaard zolang nodig voor de werking, beveiliging en foutopsporing van de website.
10. Beveiliging en beroepsgeheim
Het kantoor neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, ongeoorloofde toegang en openbaarmaking. Dat omvat onder meer beperkte en gecontroleerde toegang, beveiligde informaticasystemen en reservekopieën, veilige opslag en vernietiging van documenten, regelmatige updates en een procedure voor mogelijke datalekken. Notarissen en hun medewerkers zijn bovendien gebonden door het beroepsgeheim.
11. Uw rechten
U hebt het recht om uw gegevens in te zien, te laten verbeteren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken, uw gegevens over te laten dragen en een gegeven toestemming in te trekken.
Omdat een notaris veel gegevens wettelijk moet verwerken en bewaren, kan het kantoor niet altijd ingaan op een verzoek om gegevens te verwijderen of de verwerking stop te zetten. De inhoud van een authentieke akte kan bijvoorbeeld niet gewist worden.
Een verzoek stuurt u naar info@scriptasnotarissen.be. U krijgt in principe binnen één maand een antwoord. Bij een complex verzoek kan die termijn binnen de grenzen van de AVG verlengd worden. Om uw gegevens te beschermen, kan het kantoor u vragen uw identiteit te bevestigen.
12. Klacht indienen
Bent u niet akkoord met de manier waarop uw gegevens verwerkt worden, dan kunt u altijd eerst contact opnemen met het kantoor. U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via contact@apd-gba.be of op +32 2 274 48 00.
13. Wijzigingen
Wanneer de dienstverlening, de website of de wettelijke verplichtingen veranderen, wordt dit privacybeleid aangepast. De datum bovenaan toont wanneer dat voor het laatst gebeurde.
