Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 29 septembre 2026
Cette politique de confidentialité explique quelles données personnelles Scriptas Notarissen traite, pourquoi ce traitement est effectué, l'origine de ces données, avec qui elles sont partagées, combien de temps elles sont conservées et quels sont vos droits.
1. Qui est responsable
Scriptas Notarissen BV
Lange Gasthuisstraat 35/37, 2000 Anvers
Numéro d'entreprise BE 0471.669.032
E-mail : info@scriptasnotarissen.be
Téléphone : 03 233 61 39
Scriptas Notarissen est responsable du traitement des données personnelles traitées par l'étude.
2. Objet de cette politique de confidentialité
Cette politique de confidentialité s'applique lorsque vous visitez le site web www.scriptasnotarissen.be, contactez l'étude, demandez des informations ou des conseils, postulez spontanément ou devenez client et faites traiter un dossier notarial.
3. Quelles données sont traitées
3.1 Lorsque vous remplissez le formulaire de contact
Via le formulaire de contact, l'étude reçoit votre nom, votre adresse e-mail, l'objet de votre demande et votre message. Votre numéro de téléphone et votre préférence pour un notaire sont facultatifs.
Le formulaire contient également un champ caché et un contrôle temporel qui bloquent le spam automatique. Ces contrôles ne stockent aucune donnée vous concernant.
Au bas du formulaire se trouve une case obligatoire par laquelle vous confirmez avoir lu cette politique de confidentialité. Cette case ne constitue pas un consentement pour des newsletters ou du marketing.
Votre premier message doit simplement décrire l'objet de votre demande. Il est préférable de discuter des détails concernant, par exemple, votre santé, votre situation financière ou votre situation familiale lors d'un rendez-vous ou par téléphone.
3.2 Lorsque vous prenez contact directement
Lorsque vous envoyez un e-mail, appelez ou vous rendez à l'étude, les données que vous communiquez vous-même et qui sont nécessaires au traitement de votre demande sont traitées.
3.3 Lorsque vous postulez spontanément
Si vous envoyez votre CV et votre lettre de motivation à l'étude, les données que vous y incluez, telles que vos coordonnées, votre formation et votre expérience professionnelle, seront traitées.
3.4 Lors de l'ouverture d'un dossier notarial
Pour le traitement d'un dossier, l'étude ne traite que les données pertinentes à cet effet. Selon le dossier, il s'agit de :
- données d'identification, telles que le nom, la date et le lieu de naissance, l'état civil et le numéro de registre national
- coordonnées, telles que l'adresse, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone
- informations sur votre profession
- données relatives à votre capacité juridique
- données concernant votre situation familiale, patrimoniale et fiscale
- données économiques et financières
- données relatives aux actes notariés et aux dossiers
- données nécessaires aux contrôles légaux, notamment en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme
3.5 Lorsque vous visitez le site web
Lors d'une visite sur le site web, des données techniques sont automatiquement traitées, telles que votre adresse IP, le type d'appareil et de navigateur, l'heure de votre visite ainsi que la page ou le fichier que vous consultez. Ces données sont nécessaires pour assurer le fonctionnement du site, le sécuriser et détecter les erreurs.
Le site web ne suit pas votre comportement de navigation à des fins de statistiques ou de publicité. Vous pouvez consulter les cookies et fichiers externes utilisés par le site web dans la politique en matière de cookies.
4. D'où proviennent les données
L'étude reçoit la plupart des données directement de vous ou de votre représentant légal. Pour un dossier notarial, le notaire est en outre légalement tenu de demander ou de vérifier certaines données auprès de sources officielles. Selon le dossier, il s'agit de :
- le Registre national
- la Banque carrefour de la sécurité sociale
- le Registre central des testaments et les registres centraux des contrats de mariage et des conventions de cohabitation
- d'autres registres authentiques et notariaux
- les services publics fédéraux, régionaux et locaux
- d'autres notaires, banques ou parties impliquées dans votre dossier
Les données ne sont demandées que lorsque le dossier le nécessite.
5. Pourquoi les données sont traitées et sur quelle base
Demandes de contact et rendez-vous. Les données issues du formulaire, de vos e-mails et de vos appels téléphoniques sont utilisées pour répondre à votre demande, planifier un rendez-vous, transmettre votre requête au notaire ou au collaborateur concerné et préparer un éventuel dossier. Ce traitement est effectué car il est nécessaire pour répondre à votre demande et relève de l'intérêt légitime de l'étude à assurer un suivi correct des demandes. Les champs obligatoires du formulaire sont nécessaires pour pouvoir vous répondre.
Services notariaux. Un notaire traite des données principalement pour garantir la sécurité juridique de vos opérations. Cela comprend la préparation, la rédaction, la signature et la conservation d'actes authentiques, les contrôles et recherches effectués avant et après un acte, l'identification de toutes les parties, les conseils juridiques ainsi que les obligations légales d'information et d'enregistrement. Ces traitements sont nécessaires pour respecter les obligations légales et pour accomplir les missions d'intérêt général que le notaire exerce en tant qu'officier public.
Administration et comptabilité. Les données sont également utilisées pour la gestion des dossiers, la facturation, le suivi des paiements et la comptabilité. Cela se fait sur la base des obligations légales comptables et fiscales ainsi que pour l'exécution de la mission.
Candidatures. Les données de candidature sont utilisées pour évaluer votre profil et vous contacter, car cela est nécessaire en vue d'un éventuel contrat de travail.
Site web. Les données techniques sont traitées sur la base de l'intérêt légitime à proposer un site web sûr et fiable.
Scriptas Notarissen ne vend aucune donnée, ne les utilise pas à des fins de marketing et ne prend aucune décision automatisée vous concernant.
6. Avec qui les données sont partagées
En fonction du dossier et des obligations légales, les données peuvent être communiquées à :
- services publics fédéraux, régionaux et locaux
- la Fédération royale du notariat belge (Fednot) et les registres notariaux
- la Chambre provinciale et la Chambre nationale des notaires
- autres notaires impliqués dans votre dossier
- les Archives de l'État
- banques et institutions financières impliquées dans votre dossier
- huissiers de justice, experts ou autres professionnels lorsque leur intervention est nécessaire
- l'expert-comptable de l'étude
- fournisseurs de logiciels, de systèmes informatiques, d'hébergement et de sécurité
Les services publics et autres notaires agissent parfois eux-mêmes en tant que responsables du traitement pour leurs propres missions légales. Les prestataires qui traitent des données pour le compte de l'étude ne le font que dans la mesure nécessaire et dans le cadre d'accords de confidentialité et de protection des données. Au sein de l'étude, les collaborateurs n'ont accès qu'aux données dont ils ont besoin pour leurs tâches.
7. Site web et prestataires techniques
Le site web est conçu et hébergé sur Webflow, qui conserve également les messages reçus via le formulaire. Amazon CloudFront, jsDelivr et unpkg fournissent des fichiers techniques à votre navigateur. Le fournisseur de messagerie de l'étude traite les e-mails que vous envoyez ou recevez. Ces services ne sont pas utilisés à des fins publicitaires ou d'analyse de fréquentation.
8. Transfert en dehors de l'Espace économique européen
En principe, les données issues des dossiers notariaux ne sont pas transférées en dehors de l'Espace économique européen, sauf si cela est nécessaire et autorisé par la loi.
Webflow est une entreprise américaine et peut traiter des données techniques et des messages de formulaires aux États-Unis. Webflow prévoit à cet effet des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne dans son accord de traitement des données.
9. Durée de conservation des données
Les données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire, en tenant compte des délais légaux applicables aux notaires.
Les demandes de contact sans suite sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour traiter votre question, et au maximum deux ans après le dernier contact. Si un dossier est ouvert, les délais propres à ce dossier s'appliquent.
Les candidatures sont supprimées dès la fin de la procédure, sauf si vous donnez votre accord pour conserver vos données jusqu'à un an de plus en vue d'une future vacance de poste.
Les données et dossiers notariaux sont conservés conformément aux délais légaux applicables aux notaires, notamment pour des besoins de preuve, de comptabilité et de contrôles de lutte contre le blanchiment d'argent. Les minutes des actes notariés sont conservées indéfiniment et transférées aux Archives de l'État après un certain temps.
Les données techniques du site web sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour le fonctionnement, la sécurité et le débogage du site.
10. Sécurité et secret professionnel
L'étude prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, la destruction, l'accès non autorisé et la divulgation. Cela inclut, entre autres, un accès limité et contrôlé, des systèmes informatiques sécurisés et des sauvegardes, le stockage et la destruction sécurisés des documents, des mises à jour régulières et une procédure en cas de violation de données. Les notaires et leurs collaborateurs sont en outre tenus au secret professionnel.
11. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition, de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer votre consentement.
Étant donné qu'un notaire est légalement tenu de traiter et de conserver de nombreuses données, l'étude ne peut pas toujours accéder à une demande de suppression de données ou d'arrêt du traitement. Le contenu d'un acte authentique, par exemple, ne peut pas être effacé.
Veuillez adresser votre demande à info@scriptasnotarissen.be. Vous recevrez en principe une réponse dans un délai d'un mois. Pour les demandes complexes, ce délai peut être prolongé dans les limites prévues par le RGPD. Afin de protéger vos données, l'étude peut vous demander de confirmer votre identité.
12. Déposer une plainte
Si vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont vos données sont traitées, vous pouvez toujours contacter l'étude en premier lieu. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, via contact@apd-gba.be ou au +32 2 274 48 00.
13. Modifications
Cette politique de confidentialité sera adaptée en cas de modification de nos services, de notre site web ou des obligations légales. La date indiquée en haut de page précise la date de la dernière mise à jour.
